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短期海外派遣プログラム参加に係る手続きについて

本校が実施する短期海外派遣プログラム(第3学年で実施する海外研修旅行を除く)に参加する際の手続きについてお知らせします。

STEP0 パスポートの取得準備・残存有効期間の確認

海外派遣プログラムへの参加希望する場合、パスポートの取得方法等について、お住まいの自治体のHP等で確認してください。

(参考)栃木県HP
(参考)茨城県HP

旅券(パスポート)申請案内(外部サイトへリンク)
パスポートのご案内(外部サイトへリンク)

既にパスポートを取得済みの方は、残存期間を確認してください。渡航先国で必要とされるパスポートの残存有効期間が不足していると渡航できません。
パスポートの残存有効期間の取扱いは各国で異なりますが、おおよそ入国時から3~6ヶ月以上とされている場合が多いです。

(参考)外務省HP

渡航前に,パスポートの残存有効期間をご確認ください!(外部サイトへリンク)

パスポート未取得又は残存有効期間が足りないという場合には、派遣決定後、早急に申請手続きが行えるよう準備を進めてください。

 

STEP1 海外派遣プログラム参加同意書・誓約書の提出 

各プログラムへの応募時に所定の方法で「参加同意書・誓約書」を提出してください。

募集中のプログラム 及び 「参加同意書・誓約書」様式は 学生海外派遣プログラムについて に掲載しています。

 

派遣学生の決定

国際交流センター等において選考の上、派遣学生を決定しグローバルオフィス前掲示等で通知します。
派遣学生となった際は、速やかにパスポート取得等の手続きを進めてください。

 

STEP2 留学生危機管理サービス OSSMA Plus への加入

本校は日本エマージェンシーアシスタンス株式会社(EAJ)と契約を結んでおり、派遣学生は「Overseas Students Safety Management Assistance (以下 OSSMA)※留学生危機管理サービス」への加入が必須(加入費用は自己負担)です。

OSSMA は、海外滞在中に困りごとが発生した場合に、24 時間/365 日、海外渡航者本人だけでなく、日本にいるそのご家族や学校の間に立ち、適切なサポートを提供するサービスです。

(参考)留学生危機管理サービス(OSSMA)

https://emergency.co.jp/service/education/(外部サイトへリンク)

 OSSMA Plus (学生のみ)
海外渡航の際は、ケガや病気に備えるため、海外旅行保険に加入する必要があります。OSSMA Plus は、OSSMAのサービスにケガ・病気の補償が付加されたものです。本校の海外派遣プログラムに参加する際は、原則、OSSMA Plusへの加入をお願いします。

  ~OSSMA Plusの特長~
   ・24時間/365日対応の困り事相談用フリーダイヤル(日本語対応)
   ・病気やケガでの治療・救援費用はキャッシュレス
   ・事件・事故発生時の安全(安否)確認

 OSSMA Plus会員専用上乗せ海旅(学生のみ)  
OSSMA Plusのみではカバーされない日常のトラブルによる出費(携行品損害、航空機遅延、個人賠償等)について補償するオプションが「OSSMA Plus会員専用上乗せ海外旅行保険(以下、上乗せ海旅)」です。

A~Cの3つのタイプがありますので、必要に応じて任意のタイプに加入してください。

加入に必要な費用(会費)は自己負担となりますが、一般の海外旅行保険の保険料と比較しても割安に加入できます。

加入手続き等については<OSSMA Plusのリーフレット>を参照してください。
<OSSMA Plusのリーフレット>等の資料は派遣予定者決定後、Teams等を通じて当該学生に配布します。

 

STEP3 「たびレジ」の登録

外務省からの最新の安全情報を日本語で受信できる海外安全情報無料配信サービスです。渡航する際には、安全確保のために、滞在予定の全ての国・都市に関して必ず登録をして下さい。

※OSSMAに「たびレジ」への連携機能があるため、OSSMAへの情報登録時に併せて「たびレジ」の登録も可能です。

「たびレジ」登録サイト

https://www.ezairyu.mofa.go.jp/tabireg/(外部サイトへリンク)

 

STEP4 単位認定・その他の手続きについて

海外派遣プログラムの中には、参加後に所定の手続きを経ることで単位認定を受けられるものがあります。
(自身の参加するプログラムが該当するかどうかは、プログラムの募集要項を確認してください)

単位認定の手続きに必要な書類

1 語学研修等成果報告書(様式1)

2 派遣先機関の発行する修了証明書又はそれに代わるもの

3 海外派遣プログラムの活動内容を確認できる書類(本校が企画・実施するプログラムについては省略可)

※その他詳細は語学研修・海外研修A・B実施要項(学生便覧掲載)を参照

なお、既に修得済みの科目については、再度認定を受けることはできません。
例:既に海外研修Aの単位認定を受けた者が、別の海外派遣プログラム(海外研修A該当)に参加をしても同科目は修得済みのため、単位認定はされない。

 

提出書類等について

海外派遣プログラムに係る各種書類の提出期限は次のとおりです。

特にパスポート取得やOSSMA Plusへの加入手続き等は数週間の時間を要するので期限に余裕を持って早めに手続きをするようお願いします。
その他、本校の指導教員等から個別に指示があった際は、それに従ってください。

提類書類一覧

 

書類名称

提出期限等

提出先

海外派遣プログラム参加同意書・誓約書

各プログラムの応募期限と同日

グローバルオフィス

(不在の場合は、学生課教務係)

パスポートのコピー

おおよそ渡航開始日の2ヶ月前
(別途、指示に従うこと)

振込依頼書(学生本人名義の口座

※JASSO等や本校からの支援金支給対象者のみ要提出

        〃

通帳コピー(振込依頼書提出者のみ)

(口座番号と名義人がわかるページ)

        〃

OSSMA Plus加入証明書(コピー可)

渡航開始日の1ヶ月前

上乗せ海外旅行保険加入証明書(コピー可)※加入者のみ

        〃

単位認定手続き書類(該当者のみ)

終了後、1ヶ月以内

また、プログラム個々の事情により、上記以外で事前・渡航中・事後の書類提出等の手続きを依頼することがありますので指定の期日までに対応するようお願いします。(例:JASSO奨学金関係等)

 

日本学生支援機構 海外留学支援制度(協定派遣)

海外派遣プログラムの中には日本学生支援機構(JASSO)の海外留学支援制度(協定派遣)の対象となるものがあり、要件を満たした場合は奨学金の給付を受けることができます。

(参考)日本学生支援機構HP

海外留学支援制度(協定派遣)(外部サイトへリンク)

本制度の支援対象となった学生は、「渡航前」「渡航中」「渡航後」のそれぞれに所定の手続きがあります。
詳細は対象者決定後に本人にTeams等で連絡します。